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¿Por qué usar Nozbe como herramienta de gestión de proyectos?

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Escrito por Nicolas Bolivar

CTO

27 de Agosto 2021

Negocios

Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos deben satisfacer muchas necesidades. Algunas personas las usan para llevar un control de su lista personal de tareas pendientes, otras para proyectos relacionados con el trabajo y muchas personas hacen un poco de ambas cosas. 

Dependiendo de cómo uses una aplicación de tareas pendientes, es posible que también debas compartir listas de tareas con otras personas y acceder a ellas desde una variedad de dispositivos. 

Nozbe cubre todas estas necesidades y casos de uso. Es una aplicación de tareas colaborativa multiplataforma que te permite agregar muchos detalles a las tareas, como una categoría y cuánto tiempo te llevará completarlas.

Lo primero que vale la pena destacar es la capacidad multiplataforma de Nozbe. Puedes usar esta aplicación de lista de tareas en Windows, Mac, Linux, dispositivos móviles, Android, iOS, iPad y la web. Incluso tienen una aplicación para Apple Watch. Nozbe tiene un plan gratuito y uno premium.

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¿Por qué usar Nozbe como herramienta de gestión de proyectos? 5 razones para escogerlo como herramienta

1. Se adhiere al sistema GTD

El fundador de Nozbe, Michael Sliwinski, obtuvo la idea de crear esta app al leer el libro Getting Things Done de David Allen. 

Se dio cuenta de que no existía una herramienta basada en el GTD. Entonces, decidió crearla.

Si estás familiarizado con Getting Things Done (GTD), verás rápidamente cómo Nozbe pone en práctica cada táctica de GTD.

Todo, desde el uso de una bandeja de entrada para volcar ideas, el uso de estrellas para resaltar las próximas acciones, hasta el uso del calendario funciona con GTD en mente.

2. Lista de prioridades (próximas acciones)

Muchas aplicaciones de productividad diferentes en el mercado hoy en día te permiten asignar tareas específicas para hoy o al menos mover tareas fácilmente a un proyecto usado para hoy.

Nozbe hace que todo este proceso sea más fácil que todas las demás aplicaciones mediante el uso de una estrella simple.

La idea de comenzar una tarea surgió de las estrellas de Gmail. Un toque rápido y tu tarea se puede agregar rápidamente a tu lista de prioridades.

Una vez más, Nozbe se centra en la metodología GTD. Cada proyecto en el que estés trabajando tendrá una o dos acciones siguientes.

A menudo, no es necesario que veas el proyecto completo. En su lugar, debes concentrarte solo en la siguiente tarea para hacer avanzar tu proyecto, ya sea hacer una llamada, enviar un correo electrónico o realizar la revisión semanal.

La estrella simplemente crea tu lista para que no tengas que preocuparte por mover tareas entre proyectos o listas.

3. Proyectos de alineación vertical

Según la metodología GTD, cualquier tarea que se componga de más de 3 a 5 pasos debería ser en realidad un proyecto.

Los proyectos de Nozbe son exactamente lo que esperaría de un administrador de tareas. Son como silos que contienen todas tus tareas relacionadas con un resultado específico.

Si tuvieras que pensar en esto en un sistema basado en papel, sería como tener un archivo para cada proyecto.

Casi todos los administradores de tareas del mercado utilizan proyectos para dividir las tareas, pero los proyectos de Nozbe tienen características adicionales que los hacen más útiles.

Dentro de cada proyecto puedes adjuntar archivos o notas. Los archivos adjuntos no forman parte de tareas específicas, pero el proyecto en su conjunto los mantiene fácilmente visibles y accesibles en todo momento.

También puedes compartir proyectos fácilmente con los miembros de tu equipo o, literalmente, con cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico.

No es necesario que tengan una cuenta de Nozbe para trabajar contigo en un proyecto.

En cambio, obtienen un enlace de proyecto especial y pueden colaborar contigo allí.

Finalmente, los proyectos te permiten ordenar y filtrar tareas fácilmente.

  • Puedes ordenar por fecha de vencimiento, fecha de creación, última modificación o número de comentarios, etc.
  • Puedes filtrar por tiempo necesario, categoría, quién es responsable, con qué frecuencia se repite, etc.

En Nozbe, puedes ver las tareas de tu proyecto de la manera que mejor se adapte a tus necesidades.

4. Categorías de alineación horizontal

Las categorías te brindan la capacidad de realizar un seguimiento de ciertos tipos de tareas en diferentes proyectos.

Por ejemplo, puedes crear una categoría que lleve por nombre llamadas telefónicas. Entonces, puedes agregar esta categoría a cualquier tarea que requiere que realices una llamada. Probablemente tendrás llamadas por realizar relativas a diferentes proyectos.

Cuando llegue el momento de hacer tus llamadas puedes abrir rápidamente tu categoría de llamadas telefónicas y ver todas tus llamadas que tienes que hacer en tus diferentes proyectos y hacerlas de una vez. 

Este tipo de tareas de procesamiento por lotes te ahorra tiempo, ya que estás haciendo el mismo tipo de tarea de una sola vez.

Ser capaz de ordenar las tareas por proyecto y categoría, te permite tener un mayor control y tener una energía productiva. 

5. Notificaciones push con resumen del plan para prepararte con un día de anticipación

Una característica pequeña, pero muy movilizadora. En Nozbe puedes configurar la aplicación móvil para que te envíe notificaciones automáticas no solo cuando la tarea se realizará en los próximos minutos sino también en el horario que tú quieras establecer. También podrás deshabilitar esas notificaciones.

Por ejemplo, por la noche puedes recibir una notificación con las tareas para el día siguiente para así preparar tu mente para los próximos desafíos o simplemente modificarla.

Luego podrías poner una notificación para que te avise por la mañana lo que debes hacer durante el día. Este será tu aliado. Puedes planificar brevemente tu día en tu mente con un vistazo a la notificación o entrar en detalles haciendo clic en ella.

También puedes pensar en la sincronización con el calendario de Google: es un proceso rápido y ofrece una vista agradable para la planificación del calendario. Considera configurar las notificaciones correctamente para evitar recordatorios dobles. Hay una casilla de verificación especial en la configuración de Nozbe para ello.

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Conclusión

Existen diferentes herramientas para gestionar tus proyectos y Nozbe es una buena opción para que tu productividad esté al máximo y puedas tener al día todos tus proyectos. 

Recuerda que cada herramienta que existe puede funcionar para algunas personas y para otras no. Es cuestión de que las vayas probando y encuentres la que te funciona al 100%.

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