6 tips para ser más productivo en el trabajo
Ser capaz de dedicar tiempo a tareas específicas, completarlas y terminar tu jornada laboral con un resultado de calidad puede ser una medida general de tu productividad.
Del mismo modo, si no tienes métodos establecidos para la organización, la gestión del tiempo, el seguimiento de tareas o la priorización, tu eficiencia y productividad pueden verse afectadas.
Al hacer ajustes simples a tu flujo de trabajo diario uno a la vez, puedes comenzar a ver cambios en tu productividad.
6 tips para ser más productivo en el trabajo
1.Concéntrate en una tarea a la vez
Si bien, en última instancia, puedes hacer las cosas cuando haces malabarismos con proyectos o tareas, concentrarte en uno a la vez puede ayudarte a ser más productivo.
Cuando nos concentramos en más de una actividad a la vez, tendemos a usar más de ese tiempo solo para la transición entre tareas. Esto puede dar lugar a que algunas de las tareas que quedan incompletas se realicen con una calidad inferior que si cada tarea hubiera sido un único objetivo.
Además, concentrarte en una tarea a la vez hasta que esté totalmente completa puede ayudarte a aumentar tu productividad porque cuando te enfocas en un proyecto a la vez, estableces un solo objetivo a la vez en lugar de muchos. Es probable que esto te motive a completar una tarea antes de pasar a la siguiente.
Si te dedicas a la multitarea, pero ves que inicias más tareas de las que puedes terminar, considera priorizar tus tareas en orden de importancia para que puedas comenzar con las tareas más exigentes y terminar tu día con tareas más livianas y que consuman menos tiempo.
2. Toma descansos regulares
Puede ser tentador evitar tomarse el tiempo para un descanso, pero cuando no se da un descanso de unos minutos, puede dañar tu productividad general al provocar fatiga o agotamiento. Si esto sucede, es posible que no tengas la energía o la motivación para seguir progresando.
Considera la posibilidad de planificar varios descansos breves durante tu jornada laboral. La mayoría de los lugares de trabajo tienen un horario obligatorio con tiempos de descanso específicos, por lo que los empleados pueden tomarse un descanso de al menos cinco a diez minutos después de cada pequeña cantidad de horas de trabajo activo.
Estos breves descansos pueden permitirte recargar energías, despejar tu mente y prepararte para la siguiente tarea.
3. Concéntrate primero en tus tareas más importantes
Centrarte en las tareas más grandes y que consumen más tiempo antes de cualquier otra tarea puede ayudarte a mantenerte más enfocado que trabajar primero en tareas más pequeñas y cortas.
Considera planificar tu lista de asignaciones de acuerdo con estas tareas donde puedes dedicar tu tiempo en la mañana cuando llegas por primera vez al trabajo o en un momento del día en el que estás más alerta y con más energía.
4. Márcate pequeños objetivos
En lugar de abordar grandes objetivos que requerirían múltiples salidas y más tiempo para lograrlos, considera planificar pequeños objetivos a lo largo del día.
Cosas como completar el papeleo requerido, responder a esos cuatro correos electrónicos de clientes o recopilar todos los recursos que tu equipo necesitará para completar un proyecto futuro son pequeños objetivos diarios que puedes establecer y alcanzar durante tus ocho horas de trabajo. Del mismo modo, puedes utilizar estos breves objetivos.
5. Usa la regla de los dos minutos
La regla de los dos minutos implica completar tareas que duran dos minutos o menos, así como tomarse dos minutos para comenzar con tareas pequeñas que puedes haber estado postergando.
Durante estos breves períodos de tiempo, si hay una tarea que puedes completar en dos minutos o menos o una tarea que puede organizarse para comenzar, este es el momento en que la harías.
Por ejemplo, es posible que solo tome dos minutos registrar las tareas que ya has completado, responder un correo electrónico rápido, escribir tus próximos objetivos o imprimir el esquema de tu próxima asignación de proyecto.
Además, las tareas pequeñas siguen siendo una parte importante de tu productividad laboral en general, por lo que practicar la regla de los dos minutos puede permitirte concentrarte en esas tareas pequeñas.
Considera esos dos minutos entre el tiempo de descanso y el comienzo de tu próximo proyecto o los dos minutos que te toma prepararte para el almuerzo y considera usar ese tiempo para tomar nota de lo que necesitas trabajar como tus objetivos diarios para el día siguiente o respondiendo a ese mensaje de voz que te ha estado esperando desde que llegaste al trabajo.
6. Haz bloques de horarios
El uso de bloques de tiempo dentro de tu horario también puede ayudarte a aumentar tu productividad. Con esta estrategia, establecerías un límite de tiempo para cada una de las tareas en las que trabajas.
Considera bloques de tiempo de 90 o 60 minutos. Puedes optar por hacer una copia impresa de tu horario y resaltar los marcos de tiempo en los que deseas que estén tus bloques de tiempo.
Entonces, si estás tomando 90 minutos para trabajar en un proyecto, anótalo en tu horario impreso. Después de que termines ese bloque de tiempo, toma otra sección de tu horario de manera similar.
El propósito de hacer bloques de tiempo es crear un cronograma visual para ayudarte a rastrear los períodos de tiempo de las tareas en las que trabajas. De igual forma, sirve como una forma de dedicarte a trabajar solo en una tarea específica para cada bloque de tiempo, por lo que será más probable que la completes en el tiempo que tienes programado.
Además de programar tu tiempo de trabajo, también puedes incluir tus tiempos de descanso entre cada bloque de tareas para que puedas refrescarte a medida que completas y comienzas nuevos proyectos.
Pensamientos finales
Poner en práctica estos 6 tips puede ayudarte a que tus horas en el trabajo sean más productivas y así puedas lograr tus metas y finalizar tus tareas a tiempo.
